* לפני הפצת הודעה לעיתונות כדאי להכין שיעורי בית, כלומר כדאי לעבור ולקרוא את העיתונים ובעיקר את העיתונאים עצמם כדי להכיר אותם, לדעת מה הם אוהבים ומה הם מחפשים. קריאה לאורך זמן תאפשר ללמוד מי העיתונאי, אילו חומרים מעניינים אותו, איך הוא מטפל בידיעות מטעם משרדי יחסי ציבור, האם הוא מחפש בעיקר חומרים בלעדיים (כלי חזק בתחום יחסי ציבור) מה מעמדו במערכת ועוד.

* מאחר ופעילות יחסי ציבור כוללת לא מעט כתיבה והפצת הודעות לעיתונות. לפני כל משלוח הודעה חשוב לבצע הגהה שוב ושוב ושוב. לבדוק היטב שהיא כתובה טוב, שאין בה שגיאות כתיב, שהיא מנוסחת היטב, בנויה על פי כללי ההודעה לעיתונות הנכונים, פוגעת במטרה וכיו”ב.

* אמנם העיתונאים לא ממש אוהבים שעושים עליהם פולואפ, אבל בכל משרד יחסי ציבור ידוע כי שללא פולואפ יתכן והידיעה פשוט תעלם לה. לכן כדאי ליצור קשר עם העיתונאי ולוודא שקיבל ולשמוע בין המילים האם הוא מתכוון לטפל בה, אולי הוא זקוק לזווית אחרת, או פרטים נוספים.

* גם יום ושעת ההפצה חשובים - לכן איש יחסי ציבור חייב לדעת מתי העיתונאי פנוי לטפול בהודעות לעיתונות ורק אז לשלוח לו אותן. אין טעם לשלוח אליו ועל אחת כמה וכמה לעורכי מוספים, חומרים ממש לפני הדד ליין של סגירת העיתון/מדור/עמודים שהוא מטפל בהם. כדאי לברר אם הוא לא מטפל ברגע זה ממש בסיפור גדול. אם כן, אולי לשלוח לו מאוחר יותר או מחר.

* מאחר ובכל עמוד של כל עיתון יש תמונות, כדי ללוות משלוח של כל הודעה וכל אייטם הנשלח לעיתונות בתמונה. מחקר מקדים לאורך זמן יכול גם להביא למסקנות אילו תמונות נכנסות, אילו תמונות נדחות על הסף ומתי כדאי לרענן את מלאי התמונות.